Sygn. akt: KIO 1424/24, 1437/24

WYROK

Warszawa, dnia 23 maja 2024 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący: Robert Skrzeszewski

Protokolant: Klaudia Kwadrans

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 20 maja 2024 r. w Warszawie odwołań wniesionych do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej:

A. w dniu 23 kwietnia 2024 r. przez wykonawcę Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze w sprawie o sygn. akt KIO 1424/24;

B. w dniu 24 kwietnia 2024 r. przez wykonawcę Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w sprawie o sygn. akt KIO 1437/24;

w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Instytut Kolejnictwa z siedzibą w Warszawie

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego w postępowaniu o sygn. akt KIO 1424/24 Wykonawcy Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie

orzeka:

1.oddala odwołania w sprawach o sygn. akt: KIO 1424/24, KIO 1437/24;

2.kosztami postępowania obciąża wykonawcę Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze w sprawie o sygn. akt KIO 1424/24 i wykonawcę Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w sprawie o sygn. akt KIO 1437/24 i:

3.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze w sprawie o sygn. akt KIO 1424/24 i wykonawcę Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w sprawie o sygn. akt KIO 1437/24 – tytułem wpisów od odwołań.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych.

Przewodniczący……………………

Sygn. akt: KIO 1424/24

KIO 1437/24

U z a s a d n i e n i e

Zamawiający: Instytut Kolejnictwa z siedzibą w Warszawie wszczął postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych wraz z integracją z funkcjonującym w instytucie kolejnictwa systemem monitorowania i zarządzania wydrukami focusprint oraz usługą serwisu na urządzenia i system, znak: IK.DZ.261.06.TP.2024.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 12 marca 2024 r., numer ogłoszenia 2024/BZP 00240304.

W dniu 19 kwietnia 2024 r. Zamawiający przekazał informację o odrzuceniu ofert, w tym oferty Odwołującego: Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze (sprawa o sygn. akt: KIO 1424/24) i Odwołującego: Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (sprawa o sygn. akt: KIO 1437/24) oraz o unieważnieniu postępowania.

KIO 1424/24

Nie zgadzając się z powyższymi czynnościami Zamawiającego Odwołujący: Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze w dniu 23 kwietnia 2024 r. wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej zarzucając Zamawiającemu naruszenie:

1)Art. 16 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 wraz ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp w związku z prowadzeniem postępowania z naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców, zasady uczciwej konkurencji i przejrzystości prowadzonego postępowania,

2)Art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp poprzez bezpodstawne odrzucenie oferty Galaxy, mimo, że przesłanka odrzucenia nie miała miejsca w przedmiotowym postępowaniu – Odwołujący bowiem przygotował ofertę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.

3)Art. 255 pkt 2, poprzez unieważnienie postępowania, mimo braku przesłanek unieważnienia, ponieważ oferta Odwołującego nie podlega odrzuceniu co zostanie wykazane.

4)Art. 16 pkt.1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp oraz art. 253 ust. 1 pkt 2, poprzez zaniechanie wskazania wszystkich przesłanek odrzucenia oferty wykonawcy: Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., dalej Konica, jako sprzecznych z treścią SWZ.

Odwołujący wnosił o przeprowadzenie dowodu z Protokołu postępowania wraz z załącznikami oraz z dokumentów załączonych do niniejszego odwołania.

Ponadto, Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1)Unieważnienie czynności unieważnienia postępowania.

2)Unieważnienie czynności odrzucenia oferty Odwołującego.

3)Odrzucenia oferty Konica jako niezgodnej z zapisami SWZ z uwzględnieniem wszystkich przesłanek odrzucenia.

4)Ponowne badanie i ocenę ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego.

Odwołujący zwrócił uwagę, że w dniu 19 kwietnia 2024 r. Zamawiający przekazał informację o odrzuceniu ofert i unieważnieniu postępowania, gdzie jako przesłankę odrzucenia oferty Odwołującego Zamawiający wskazał, że budzi ona wątpliwości co do poprawności kalkulacji ceny.

Odwołujący zauważył, że jego oferta została sporządzona zgodnie z wytycznymi zawartymi w SWZ.

Odwołujący oświadczył, że w formularzu ofertowym zaoferował cenę całkowitą, za realizację przedmiotu zamówienia (za 48 miesięcy). W cenie całkowitej oferty brutto uwzględnił wszystkie koszty za realizację przedmiotu zamówienia, czyli kwotę obejmującą dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych wraz z integracją z funkcjonującym w Instytucie Kolejnictwa Systemem Monitorowania i Zarządzania Wydrukami systemem Focus Print®, usługą serwisu na urządzenia i system oraz zakładaną ilością kopii/wydruków na podstawie podanych przez Zamawiającego w OPZ przewidywanych liczb wydruków w okresie realizacji umowy.

Według Odwołującego - tylko taka cena (całkowita) oferty podlega badaniu zgodnie z zapisami par. 23 SWZ (w tym pkt. 23.2). Brzmienie punktu 23.2 nie budzi żadnych wątpliwości – Zamawiający wprost określił, że kryteriom oceny będzie podlegała „cena całkowita oferty brutto, za realizację przedmiotu zamówienia (za 48 miesięcy)”. To sformułowanie w pełni koreluje z formularzem ofertowym.

Powołał się na uzasadnienie szczegółowe zawarte jest w odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnień treści oferty.

Odnosząc się do drugiej przesłanki odrzucenia i uwag zawartych w uzasadnieniu odrzucenia, choć zdaniem Odwołującego nie stanowią one przesłanki odrzucenia, podniósł, że Odwołujący wraz z ofertą złożył przedmiotowe środki dowodowe w postaci: karty katalogowej urządzenia Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5840i i szczegółowego opisu zaoferowanych urządzeń wraz z opcjami w formularzu ofertowym.

Wskazał również, że dodatkowo dla potwierdzenia spełnienia wymagań załączył oświadczenie przedstawiciela producenta firmy Canon, że zaoferowane urządzenia wielofunkcyjne Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5840i z opcjami spełniają wszystkie wymagania Zamawiającego i są zgodne ze specyfikacją techniczną OPZ załącznik nr 1 do SWZ powyższego postępowania.

Odnosząc się do oferty Konica zarzucił, iż zaoferowany przez Wykonawcę system monitorowania i zarządzania nie spełnia wymagań, co potwierdza sama treść oferty Wykonawcy Konica, która w treści formularza ofertowego podaje nazwę Smart Print :

W związku z tym zaznaczył, że potwierdzenie zgodności zaoferowanego systemu dotyczy innego produktu niż zaoferowany, bo: „Smart Print – wersja specjalna”.

Z powyższego wnioskował, że Konica nie złożyła dowodu w zakresie zgodności z zaoferowanym w przedmiotowym postępowaniu systemem.

Dodatkowo, zwrócił uwagę przykładowo na jedno z wymagań, którego zaoferowane przez Konica rozwiązanie nie spełnia. W świetle zapisów Załącznika nr 1 do SWZ:

I. Wymagania funkcjonalne na system równoważny oraz warunki jego wdrożenia

1. Wymagania funkcjonalne, które ma spełniać system monitorowania i zarządzania wydrukami równoważny do systemu FocusPrint: System powinien mieć możliwość 54. integracji z urządzeniami wielofunkcyjnymi co najmniej dla 10 producentów*.

* Zamawiający pod pojęciem producent rozumie urządzenia produkowane przez dostawców z różnych grup kapitałowych. Urządzenia o tych samych parametrach sprzedawane pod różnymi markami handlowymi będą traktowane jako urządzenia jednego producenta, np.: - Ricoh – Gestetner – Rex-Rotary; - Kyocera – Utax – Triumph-Adler; - Konica-Minolta – Develop.

Odwołujący wskazał, że zaoferowany przez Konica system Smart Print powinien mieć możliwość integracji z urządzeniami wielofunkcyjnymi 10 różnych producentów. Tymczasem z powszechnie dostępnych informacji wynika, że ten system ma możliwość integracji tylko z urządzeniami Konica Minolta seria Bizhub.

Jako dowody powołał się na następujące linki: (strona 22 Prezentacji Systemu Smart Print dostępnego pod adresem: ).

Wskazał, że powyższy brak integracji z urządzeniami wielofunkcyjnymi potwierdzają również inni czołowi producenci urządzeń.

Pismem z dnia 10 maja 2024 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na odwołanie wnosząc o oddalenie odwołania w całości.

KIO 1437/24

Nie zgadzając się z powyższymi czynnościami Zamawiającego Odwołujący: Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w dniu 24 kwietnia 2024 r. wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wobec czynności Zamawiającego i zaniechań czynności, do których był zobowiązany na podstawie ustawy Pzp, tj.:

1)bezpodstawnej czynności odrzucenia oferty Konica Minolta z postępowania,

2)bezpodstawnej czynności unieważnienia Postępowania, pomimo, że oferta Odwołującego jest zgodna z warunkami zamówienia i została niesłusznie odrzucona z postępowania,

3)ewentualnie - zaniechania odrzucenia oferty Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. na dodatkowych, niewskazanych przez Zamawiającego podstawach,

4)zaniechanie wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej,

W związku z powyższym, Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie następujących przepisów:

1)art. 16 ustawy Pzp, art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp – poprzez bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego na skutek nieprawidłowego uznania, że Odwołujący nie złożył przedmiotowego środka dowodowego; [Zarzut Nr 1],

2)art. 255 pkt 2 PZP poprzez bezpodstawne unieważnienie Postępowania, pomimo że oferta Odwołującego winna zostać uznana za ofertą niepodlegającą odrzuceniu z Postępowania [Zarzut Nr 2],

3)ewentualnie, jedynie w przypadku niepotwierdzenia się zarzutu Nr 1: art. 16 ustawy Pzp, art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp, art. 226 ust. 1 pkt 5 ) ustawy Pzp poprzez zaniechanie odrzucenia oferty Galaxy, na dodatkowych, niewskazanych przez Zamawiającego podstawach, tzn. poprzez zaniechanie odrzucenia oferty Galaxy z Postępowania pomimo, że wykonawca ten nie przedstawił przedmiotowego środka dowodowego, który potwierdza zgodnie z pkt. 8.2.2. SWZ, że oferowana dostawa odpowiada wymaganiom określonym w załączniku nr 1 do SWZ („OPZ”), przez co wykonawca Galaxy nie wykazał również, że złożona przez niego oferta jest zgodna z warunkami zamówienia. [Zarzut Nr 3].

Stawiając powyższe zarzuty, Odwołujący wnosił o nakazanie Zamawiającemu:

1)unieważnienia czynności unieważnienia postępowania,

2)przywrócenia do postępowania oferty Odwołującego,

3)dokonania ponownego badania i oceny ofert złożonych w postępowaniu z uwzględnieniem oferty Odwołującego,

4)wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej;

5)w przypadku niepotwierdzenia się Zarzutu Nr 1 Odwołania - odrzucenia oferty Galaxy z postępowania na dodatkowych podstawach oraz

6)unieważnienia postępowania,

Odwołujący wnosił ponadto o zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego zwrotu kosztów postępowania odwoławczego, w tym zwrotu kosztów wynagrodzenia pełnomocnika, zgodnie z fakturą, która zostanie przedłożona na rozprawie.

Odwołujący sformułował Zarzut Nr 1 dotyczący przedmiotowego środka dowodowego i Zarzut Nr 2 odnoszący się do bezpodstawnego unieważnienia postępowania.

Odwołujący zwrócił uwagę, że Zamawiający przedstawił następujące uzasadnienie formalne dla odrzucenia oferty Odwołującego z postępowania w zakresie oferowanego przez Odwołującego oprogramowania SmartPrint:

Zamawiający w pkt 8.2.2. SWZ wymagał złożenia wraz z ofertą dokumentów (np. specyfikacji technicznych opisów, kart katalogowych itp.), zawierających parametry techniczne, oferowanych urządzeń wielofunkcyjnych potwierdzających spełnienie wymagań Zamawiającego opisanych z załączniku nr 1 do SWZ - dotyczy także równoważnego systemu do monitorowania i zarządzania wydrukami.

Wykonawca złożył jedynie oświadczenie o spełnieniu przez oferowany system SmartPrint wymagań Zamawiającego i przedstawił dwie referencje o poprawności działania systemu SmartPrint. Zamawiający stwierdza, że złożone oświadczenie jest wyłącznie deklaracją Wykonawcy niepopartą rzetelnymi informacjami i dowodami potwierdzającymi wyrażane stanowisko.

Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu nie przewidział możliwości wezwania do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

W wyjaśnieniach przesłanych na wezwanie Zamawiającego, dotyczącymi ceny oferty, zastrzeżonymi przez Wykonawcę jako tajemnicę przedsiębiorstwa, nie ma żadnych informacji dotyczących oferowanego Systemu oprócz ceny zakupu i ceny jaka została przyjęta do kalkulacji.

Biorąc powyższe pod uwagę Zamawiający nie posiadając żadnych informacji o oferowanym systemie do monitorowania i zarządzania wydrukami SmartPrint, braku możliwości wezwania Wykonawcy do złożenia wymaganych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań podejmuje decyzje o odrzuceniu oferty. Uzasadnienie prawne: art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp – Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie złożył przedmiotowego środka dowodowego.

Odwołujący zauważył, że na stronie producenta oferowanego przez Konica Minolta oprogramowania SmartPrint można znaleźć informację, że jest to spersonalizowany system kontroli wydruku i kosztów dla urządzeń Konica Minolta.

W związku z tym Odwołujący stwierdził, że jako przedstawiciel producenta Konica Minolta może z pełnym przekonaniem wypowiadać się co do kwestii funkcjonalności, które ten system posiada, gdyż jest to system dedykowany dla jego urządzeń, co oczywiście nie oznacza, że oprogramowanie SmartPrint nie może współpracować z urządzeniami innych producentów, w istocie tak jest.

Odwołujący podniósł, że nie wie dlaczego Zamawiający tak upodobał sobie system Focus Print wykonawcy Galaxy, wymagając pierwotnie zaoferowania tylko tego systemu w postępowaniu (Zamawiający nie posiada praw autorskich majątkowych do tego systemu), co uległo zmianie dopiero na skutek odwołania Konica Minolta na postanowienia OPZ.

Zdaniem Odwołującego - z całą pewnością jest to system, który posiada standardowe na rynku usług wydruku funkcjonalności, oferowany przez Odwołującego SmartPrint jest systemem w pełni równoważnym do Focus Print.

Przyznał, że faktem jest, że Galaxy na stronie oprogramowania referencyjnego Focus Print nie opisuje funkcjonalności, których wymaga Zamawiający w OPZ, nie robi tego również producent oprogramowania SmartPrint firma Qube Technologies sp. z o.o. na swojej stronie

Zaznaczył przy tym, że Galaxy jako wykonawca w postępowaniu załączył jedynie lakoniczne oświadczenie o następującej treści: GALAXY SYSTEMY INFORMATYCZNE Spółka z o.o. ul. Fabryczna 13/1, 65-410 Zielona Góra jako producent oprogramowania i właściciel wszelkich praw autorskich i majątkowych oraz zastrzeżonego znaku towarowego do aplikacji Focus Print® oświadcza, że zaoferowany Centralny System Druku Focus Print® spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego i jest zgodny ze specyfikacją techniczną OPZ załącznik nr 1 do SWZ powyższego postępowania.

Z powyższego Odwołujący wyprowadził wniosek, że rodzimi producenci oprogramowania do zarządzania wydrukiem nie publikują na swoich oficjalnych stronach internetowych informacji dot. danych funkcjonalności oprogramowania, nie przekazują również żadnych specyfikacji, folderów, które zawierają informację dotyczącą funkcjonalności oprogramowania.

Według Odwołującego - jeżeli zatem Zamawiający uznał, że dla oceny oferty Galaxy pod kątem spełnienia wymagań dla oprogramowania do zarządzania wydrukiem wystarczającym jest złożenie oświadczenia Galaxy to w równym stopniu winien polegać na oświadczeniu Konica Minolta, czyli producenta urządzeń do którego SmartPrint jest dedykowany, w innym przypadku doszłoby do naruszenia uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Odwołujący podniósł, że z ww. oświadczenia Galaxy Zamawiający nie wie jaką wersję oprogramowania Focus Print oferuje Galaxy i czy posiada ona wszystkie funkcjonalności wymagane z OPZ.

Nadto, Odwołujący wskazał, że w wyjaśnieniach RNC złożonych przez Odwołującego znajduje się wycena SmartPrint i nie można zatem stwierdzić, że jedynym dokumentem jest oświadczenie własne Konica Minolta, gdyż jest ono poparte ofertą otrzymaną od Qube Technologie sp. z o.o.

Nadto, Odwołujący dostrzegł, że katalog przedmiotowych środków dowodowych nie jest katalogiem zamkniętym na co choćby wskazuje treść pkt. 8.2.2. SWZ: Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumenty (np. specyfikacje techniczne, opisy, karty katalogowe itp.).

Dla Odwołującego nie jest zatem wiadomym dlaczego Zamawiający z góry wyłączył oświadczenie własne Konica Minolta z katalogu przedmiotowych środków dowodowych.

W zakresie dotyczącym spełniania wymagań z OPZ przez oferowane urządzenia Konica Minolta Odwołujący zwrócił uwagę, że Zamawiający w uzasadnieniu odrzucenia oferty Konica Minolta wskazał również, że „Ponadto w ocenie przedmiotowych środków dowodowych Zamawiający stwierdził:

1.Spełnienie wymagań na podstawie dostarczonych dokumentów – parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ A:

a.potwierdzone spełnienie wymagań 1-6, 8, 9, 11-13, 16, 20, 22, 23*

b.niekompletne informacje potwierdzające spełnienie wymagań 7, 10, 15, 17-19

c.brak informacji potwierdzających spełnienie wymagań 14, 21, 24-31

2.Spełnienie wymagań na podstawie dostarczonych dokumentów – parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ B:

a.potwierdzone spełnienie wymagań 2-6, 8, 9, 11-13, 16, 20, 22, 23

b.niekompletne informacje potwierdzające spełnienie wymagań 7, 10, 15, 17-19

c.brak informacji potwierdzających spełnienie wymagań 1, 14, 21, 24-31, 32 (3), 33 (4)

3.Spełnienie wymagań na podstawie dostarczonych dokumentów – parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ B:

a.potwierdzone spełnienie wymagań 2-6, 8, 9, 11-13, 16, 20, 22, 23

b.niekompletne informacje potwierdzające spełnienie wymagań 7, 10, 15, 17-19, 32 (3)

c.brak informacji potwierdzających spełnienie wymagań 1, 14, 21, 24-31, 32 (3)”.

Odwołujący zwrócił uwagę, że zarówno on, jak i Galaxy przedstawili broszury dla urządzeń, które zawierają informacje dot. parametrów urządzeń.

Wywodził, że nie jest niczym nowym, że broszury nie są pisane dla konkretnych wymogów z przetargów, zatem nie zawierają wszystkich danych, które potwierdzają spełnienie wymagań wyspecyfikowanych przez danego zamawiającego. Taki przypadek w niniejszym postępowaniu dot. zarówno urządzeń Canon oferowanych przez Galaxy, jak i urządzeń Konica Minolta.

Wskazał, że istotną zaś różnicą jest to, że Galaxy jest jedynie sprzedawcą urządzeń Canon, Konica Minolta jest zaś przedstawicielem producenta Konica Minolta na Polskę, który serwisuje urządzenia i nadaje uprawnienia do serwisowania urządzeń, a co najważniejsze jest uprawniony do wiążącego wypowiadania się na temat technicznych aspektów urządzeń. Jako dowód Odwołujący przedstawił oświadczenie producenta wraz z tłumaczeniem (Załącznik Nr 5 do odwołania).

Argumentował, że jeżeli nawet pewnych danych nie można było odnaleźć w załączonej broszurze dla oferowanego urządzenia, to należy mieć na uwadze, że ofertę składa przedstawiciel producenta, który niejako działa w jego imieniu, a co za tym idzie swoim oświadczeniem gwarantuje spełnienie wymagań.

Powyższe, potwierdza zatem zmaterializowanie się Zarzutu Nr 2, gdyż Zamawiający unieważnił postępowanie, pomimo że oferta Odwołującego była ofertą ważną, spełniającą wszystkie wymagania z OPZ i nie powinna zostać odrzucona z postępowania.

Dalej, Wywodził, że jeżeli, by dojść do wniosku przeciwnego, że załączone broszury winny potwierdzać wszystkie wymagania z OPZ, to biorąc pod uwagę, że Zamawiający nie przewidział uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, obie oferty – zarówno Galaxy, jak i Konica Minolta winny zostać odrzucone z postępowania, gdyż złożone środki dowodowe nie potwierdzają spełnienia wszystkich wymagań z OPZ. Co za tym idzie, potwierdziłby się Zarzut Nr 3 postawiony w odwołaniu.

Zarzut nr 3 – zaniechanie odrzucenia oferty Galaxy z uwagi na brak potwierdzenie spełnienia wymagań przez oferowane dostawy.

Odwołujący wskazał, że Zamawiający w piśmie z dnia 19 kwietnia 2024 r. poinformował o odrzuceniu oferty Galaxy z uwagi na wystąpienie błędów w obliczeniu ceny lub kosztu. Jednakże, z przedmiotowego pisma wynika, że Zamawiający zaniechał odrzucenia oferty Galaxy, pomimo, że wykonawca ten złożył przedmiotowe środki dowodowe, które nie potwierdzają spełnienia wymagań przez oferowane dostawy.

Zwrócił uwagę, że Zamawiający w informacji o odrzuceniu oferty Konica Minolta przedstawił szczegółowe informacje w zakresie braku informacji dot. spełnienia wszystkich wymagań z OPZ na podstawie dostarczonych dokumentów przez oferowane urządzenia Konica Minolta, fragment został przywołany przez Odwołującego przy okazji omawiania Zarzutu Nr 1.

Odwołujący zauważył, że żaden producent nie dostosowuje broszur urządzeń pod konkretne postępowania, można było zatem bez głębszej analizy stwierdzić, że złożona przez Galaxy broszura dla urządzenia Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5800 nie zawiera w sobie informacji, które potwierdzałyby spełnienie wymagań z OPZ dot. oferowanego urządzenia. Przedmiotowe środki dowodowe przedstawione przez Canon nie zawierają informacji na temat spełnienia wymagań z pkt. 10,15,21,25-29 Tabeli OPZ z wymaganiami dla urządzeń (Specyfikacja techniczna urządzeń wielofunkcyjnych oraz warunki ich wdrożenia i serwisu1. parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ a).

Odwołujący wskazał przy tym, że owe wymagania dotyczą zarówno urządzeń Typ A i B.

W związku z tym Odwołujący wyraził pogląd, że jeżeli zatem Zamawiający zdecydował się na odrzucenie oferty Odwołującego dlatego, że przedstawiona broszura dla urządzenia Bizhub C300i nie zawiera informacji dot. spełnienia wszystkich wymagań określonych przez OPZ, mimo że ofertę złożył przedstawiciel producenta Konica Minolta, to tym bardziej za ww. braki informacji w broszurze Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5800 winien odrzucić ofertę Galaxy z postępowania.

Nie ma przy tym żadnego znaczenia ogólnikowe oświadczenie złożone przez Canon Polska sp. z o.o. (załącznik do oferty Galaxy) o spełnieniu wymagań przez oferowane urządzenia Canon, gdyż jest tyle samo warte co oświadczenie złożone w ofercie przez Odwołującego, które dot. urządzeń Konica Minolta – oba oświadczenia zostały złożone przez przedstawicieli producentów w Polsce.

Według Odwołującego - zaniechanie Zamawiającego może mieć wpływ na wynik postępowania, biorąc pod uwagę, że wykonawca Galaxy złożył odwołanie na czynność odrzucenia jego oferty z postępowania z uwagi na zaistnienie błędów w obliczeniu ceny lub kosztu.

Pismem z dnia 10 maja 2024 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na odwołanie wnosząc o oddalenie odwołania w całości.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje.

Na podstawie zebranego w sprawie materiału dowodowego, a w szczególności w oparciu o treść akt sprawy odwoławczej, w tym treść Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej dalej SWZ, odwołań, ofert Odwołujących, informacji o odrzuceniu odwołań z dnia 19 kwietnia 2024 r., odpowiedzi Zamawiającego na odwołania z dnia 10 maja 2024 r., jak również na podstawie złożonych wyjaśnień Izba postanowiła odwołania oddalić.

Odwołania nie zawierały braków formalnych, wpisy zostały przez Odwołujących uiszczone, zatem odwołania podlegały rozpoznaniu.

KIO 1424/24

Przechodząc do merytorycznego omówienia przedmiotowej sprawy o sygn. akt KIO 1424/24, po przeprowadzeniu postępowania odwoławczego Izba, nie doszukała się w działaniach Zamawiającego naruszenia przepisów art.16 ustawy Pzp, art.226 ust.1 pkt 10 oraz art.255 pkt 2 ustawy Pzp.

Rozpoznając meritum przedmiotowej sprawy należy wskazać, że podstawowymi istotnymi zagadnieniami wymagającymi rozstrzygnięcia były kwestie oceny czy oferta Odwołującego Galaxy Systemy Informatyczne sp. z o.o. powinna zostać odrzucona z powodu wystąpienia w niej błędu w obliczeniu ceny, a także czy zasadne było unieważnienie przez Zamawiającego przedmiotowego przetargu.

W pierwszej kolejności Izba uznała za bezprzedmiotowe rozpoznanie zarzutu nr 4 odwołania skierowanego przeciwko ofercie Przystępującego Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie z racji jego wycofania przez Odwołującego.

Ponadto, wypada zaznaczyć, że oświadczenie Odwołującego o modyfikacji wniosku odwołania poprzez żądanie unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego na zasadzie art.255 pkt 6 ustawy Pzp należało uznać za prawnie bezskuteczne z następujących powodów.

Po pierwsze Izba nie jest związana żądaniami Odwołującego, lecz jest związana samymi zarzutami odwołania.

W rozpoznawanej sprawie Odwołujący w ogóle nie sformułował zarzutu naruszenia przez Zamawiającego dyspozycji przepisu art.255 pkt 6 ustawy Pzp, a Zamawiający unieważnił przedmiotowy przetarg z innej przyczyny niż ta opisana w powyższym przepisie prawa.

Ostatecznie, konieczne jest przypomnienie, że Izba może działać jedynie w granicach art.555 ustawy Pzp, który stanowi, że Izba nie może orzekać co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu.

W dalszej kolejności, w zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy Izba ustaliła, że pismem z dnia 19 kwietnia 2024 r. Zamawiający dokonał czynności odrzucenia oferty Odwołującego i unieważnienia przedmiotowego przetargu przytaczając następującą motywację: „Działając na podstawie art. 260 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą Pzp”, Zamawiający zawiadamia, o odrzuceniu ofert i unieważnieniu przedmiotowego postępowania.

Postępowanie przetargowe zostaje unieważnione.

uzasadnienie faktyczne: oferty złożone w przedmiotowym postępowaniu podlegają odrzuceniu.

uzasadnienie prawne: art. 255 pkt 2 ustawy Pzp – wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu.

Zamawiający odrzuca oferty:

Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Fabryczna 13 lok.1, 65-410 Zielona Góra

uzasadnienie formalne: W toku badania oferty, stwierdzono, że złożona oferta budzi wątpliwości co do poprawności kalkulacji ceny, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 23.2. tiret pierwsze SWZ oraz §5 wzoru umowy. Zamawiający miał wątpliwości co do jednoznacznego stwierdzenia o zgodności oferty z warunkami zamówienia. W dniu 12.04.2024 r. zostało wysłane do Wykonawcy, wezwanie do wyjaśnienia treści oferty. Wykonawca w wyjaśnieniach powołuje się na zgodność kalkulacji z wymaganiami Zamawiającego określonymi w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

Wykonawca w cenie całkowitej oferty brutto uwzględnił koszty za wydruki mono i kolorowe, na podstawie podanych przez Zamawiającego w OPZ przewidywanych liczb wydruków w okresie realizacji umowy.

Zamawiający stwierdza, że Wykonawca przyjął błędne założenia do kalkulacji ceny ponieważ w dokumentacji zamówienia (w pkt 23.2. tiret pierwsze SWZ oraz §5 wzoru umowy Zamawiający konkretnie podał jakie czynniki cenotwórcze należy uwzględnić w kalkulacji i tak: zgodnie z zapisem w pkt 23.2. tiret pierwsze SWZ : „cena całkowita oferty brutto, za dostawę i dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych wraz z materiałami eksploatacyjnymi, integrację z Systemem monitorowania i zarządzania wydrukami, usługę serwisu oraz szkolenie pracowników Zamawiającego (za 48 miesięcy realizacji zamówienia) -”;

zgodnie z zapisem §5 wzoru umowy:

1.„Z zastrzeżeniem ust.3 poniżej, wynagrodzenie całkowite Wykonawcy za realizację przedmiotu Umowy (za 48 miesięcy realizacji zamówienia) wyniesie ....................... zł (słownie: ............................................... złotych) + VAT.

2.Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszystkie koszty związane z dzierżawą urządzeń wielofunkcyjnych oraz funkcjonowaniem Systemu ………………. (dostawa, wdrożenie, utrzymanie oraz szkolenie pracowników Zamawiającego).

3.Wynagrodzenie, o którym mowa w ust.1 powyżej, zostanie zwiększone o poniesione przez Zamawiającego koszty z tytułu faktycznie wykonanych wydruków, zgodnie ze stawkami podanymi przez Wykonawcę na „Formularzu ofertowym”.

W dokumentacji zamówienia nie ma wzmianki o konieczności uwzględnienia kosztów wydruków w cenie całkowitej oferty.

uzasadnienie prawne: art.226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp – oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.

Ponadto w ocenie przedmiotowych środków dowodowych Zamawiający stwierdził:

1.Spełnienie wymagań na podstawie dostarczonych dokumentów – parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ A:

a.potwierdzone spełnienie wymagań 1-6, 8, 9, 11-13, 16, 20, 22, 23*

b.niekompletne informacje potwierdzające spełnienie wymagań 7, 10, 15, 17-19

c.brak informacji potwierdzających spełnienie wymagań 14, 21, 24-31

2.Spełnienie wymagań na podstawie dostarczonych dokumentów – parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ B:

a.potwierdzone spełnienie wymagań 1-6, 8, 9, 11-13, 16, 20, 22, 23

b.niekompletne informacje potwierdzające spełnienie wymagań 7, 10, 15, 17-19

c.brak informacji potwierdzających spełnienie wymagań 14, 21, 24-31, 32 (3), 33 (4)

3.Spełnienie wymagań na podstawie dostarczonych dokumentów – parametry techniczne urządzenia wielofunkcyjnego typ B:

a.potwierdzone spełnienie wymagań 1-6, 8, 9, 11-13, 16, 20, 22, 23

b.niekompletne informacje potwierdzające spełnienie wymagań 7, 10, 15, 17-19, 32 (3)

c.brak informacji potwierdzających spełnienie wymagań 14, 21, 24-31

 - numeracja zgodna z numeracją przyjętą w OPZ pkt II

Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa

uzasadnienie formalne: Wykonawca nie złożył wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego dotyczącego oferowanego systemu monitorowania i zarządzania wydrukami.

uzasadnienie prawne: art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp – Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie złożył przedmiotowego środka dowodowego.”.

Izba po przeanalizowaniu powołanych wyżej postanowień SWZ i treści złożonego przez Odwołującego formularza ofertowego według wzoru z załącznika nr 2 do SWZ, a także wezwania Zamawiającego do wyjaśnienia treści oferty z dnia 12 kwietnia 2024 r. oraz samych wyjaśnień Odwołującego w tej mierze z dnia 17 kwietnia 2024 r. doszła do przekonania, że zaoferowana przez Odwołującego w pkt 2 cena całkowita za realizację przedmiotu zamówienia (za 48 miesięcy) zawiera błąd w jej obliczeniu poprzez uwzględnienie w niej wartości, dodatkowej ceny, za każdą wydrukowaną stronę przeliczeniową wydruku (cena z pkt 3 cyt. formularza ofertowego), co pozostawało w kolizji z pkt 23.2 tiret pierwszy wersji 5 SWZ, a przede wszystkim z § 5 wzoru umowy regulującym zasady rozliczenia świadczenia z Zamawiającym.

Wymaga wskazania, że Zamawiający w zmodyfikowanej wersji 5 SWZ doprecyzował w pkt 23.2 tiret pierwszy znaczenie pojęcia „cena całkowita oferty brutto”, przyjmując jednoznacznie, że jest to cena za dostawę i dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych wraz z materiałami eksploatacyjnymi, integrację z Systemem monitorowania i zarządzania wydrukami, usługę serwisu oraz szkolenie pracowników Zamawiającego (za 48 miesięcy realizacji zamówienia).

Z powyższej definicji wynika w sposób oczywisty, że „cena całkowita oferty brutto” nie obejmuje dodatkowej ceny za każdą wydrukowaną stronę przeliczeniową wydruków, to znaczy, że nie ma w niej dodatkowej ceny jednostkowej za każdy wydruk, o której mowa w pozycji 3 formularza ofertowego.

Zdaniem Izby – argumentacja Odwołującego opierająca się na konieczności uwzględniania okoliczności, że zmieniona wersja 5 SWZ w części dotyczącej pkt 23.2 SWZ nie została opublikowana w ogłoszeniu, a zatem nie doszło do zmiany SWZ i co za tym idzie nie może wykonawca ponosić konsekwencji braku ogłoszenia tego zmienionego elementu SWZ nie została uznana za wystarczającą.

Przede wszystkim należy zauważyć, że Odwołujący jako profesjonalista miał obowiązek dokładnego zapoznania się z treścią zmienionej SWZ, o której został poinformowany. Nie wystarczyło zwrócenie uwagi jedynie na zaznaczoną kolorem czerwonym zmianę dotyczącą nowego terminu składania ofert i poprzestanie na dotychczasowej treści spornego pkt 23.2 SWZ opisanej w wersji 4 SWZ.

Odwołujący był zobowiązany do sporządzenia oferty i zadeklarowania ceny w myśl postanowień § 5 ust.1 – 3 wzoru umowy, gdzie zgodnie z ust.2 wynagrodzenie określone w ust.1, to jest z zastrzeżeniem ust.3 poniżej, wynagrodzenie całkowite za realizację przedmiotu Umowy (za 48 miesięcy realizacji zamówienia), które obejmuje wszystkie koszty związane z dzierżawą urządzeń wielofunkcyjnych oraz funkcjonowaniem Systemu FocusPrint (dostawa, wdrożenie, integracja i utrzymanie oraz szkolenie pracowników Zamawiającego).

Nie mogło ujść uwadze Izby, że ów ust.3 zaś regulował, że wynagrodzenie, o którym mowa w ust.1 powyżej (wynagrodzenie całkowite), zostanie zwiększone o poniesione przez Zamawiającego koszty z tytułu faktycznie wykonanych wydruków, zgodnie ze stawkami podanymi przez wykonawcę na „Formularzu ofertowym”.

Z powyższych postanowień umownych wynika zatem w sposób pewny, że zaoferowana przez wykonawców cena całkowita w pkt 2 formularza ofertowego nie mogła obejmować dodatkowego wynagrodzenia będącego ceną jednostkową za każdy faktycznie wykonany wydruk.

W rezultacie błędnie obliczonej ceny w pkt 2 formularza ofertowego cena przedstawiona przez Odwołującego nie jest jednoznaczna, bowiem z jednej strony zaoferował on cenę całkowitą w wysokości 892 980, 00 zł brutto z uwzględnieniem szacunkowych ilości wydruków, podczas gdy w pkt 3 przewidział dodatkowe wynagrodzenie za to samo świadczenie.

Z powyższych względów nie jest przekonujące twierdzenie Odwołującego, że jego intencją było odpowiednie przeliczenie ceny całkowitej w oparciu o faktycznie wykonane wydruki w danym miesiącu.

Taki zabieg - zdaniem Izby – nie jest możliwy chociażby z tego powodu, że w każdym miesiącu cena będzie wyliczana jako suma ceny całkowitej za jeden miesiąc (pkt. 2 formularza ofertowego) i ceny za faktycznie wykonaną liczbę wydruków (pkt. 3 formularza ofertowego).

Natomiast propozycja Odwołującego dokonywania w trakcie realizacji umowy dodatkowych przeliczeń ceny pod „jego pieczą” w oderwaniu o treści SWZ stanowi zaproszenie Zamawiającego do negocjacji ceny.

Stosownie do art.223 ust.1 zd.2 ustawy Pzp niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

Jednocześnie, zgodnie z art.187 ustawy Pzp w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców uszczegółowienia, wyjaśnienia i ulepszenia treści ofert oraz przedstawienia informacji dodatkowych, z tym że niedopuszczalne jest dokonywanie istotnych zmian w treści ofert oraz zmian wymagań zawartych w opisie potrzeb i wymagań lub SWZ.

W rozpoznawanej sprawie Zamawiający takiej procedury nie podjął i nie mógł tego uczynić z racji istotnego charakteru dedykowanej przez Odwołującego zmiany treści oferty odnoszącej się do sposobu obliczenia ceny.

Z powyższych przyczyn Zamawiający miał dostateczną podstawę prawną do zastosowania przepisu art.226 ust.1 pkt 10 ustawy Pzp, który stanowi, że Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.

Jednocześnie - w ocenie Izby – nie potwierdził się również zarzut naruszenia przez Zamawiającego przepisu art.16 ustawy Pzp z powodu wycofania zarzutu nr 4 skierowanego przeciwko ofercie Przystępującego, co należy odczytywać jako przyznanie Odwołującego, że oferta konkurenta nie była złożona w warunkach naruszenia zasady równości i konkurencyjności.

Z przejrzyste i proporcjonalne Izba uznała działanie Zamawiającego polegające na odrzuceniu oferty Odwołującego będącego profesjonalnym wykonawcom, który złożył ofertę zawierającą błąd w obliczeniu ceny.

KIO 1437/24

Przechodząc do merytorycznego omówienia przedmiotowej sprawy o sygn. akt KIO 1437/24 Izba po przeprowadzeniu postępowania odwoławczego Izba nie doszukała się w działaniach Zamawiającego naruszenia przepisów art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp stosunku do oferty Odwołującego oraz art.255 pkt 2 ustawy Pzp.

Rozpoznając meritum przedmiotowej sprawy należy wskazać, że podstawowymi istotnymi zagadnieniami wymagającymi rozstrzygnięcia były kwestie oceny czy oferta Odwołującego Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. powinna zostać odrzucona z powodu nie złożenia przedmiotowego środka dowodowego, a także czy zasadne było unieważnienie przez Zamawiającego przedmiotowego przetargu.

W zakresie niezbędnym do rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy Izba ustaliła, że pismem z dnia 19 kwietnia 2024 r. Zamawiający dokonał czynności odrzucenia oferty Odwołującego i unieważnienia przedmiotowego przetargu przytaczając następującą motywację: „Działając na podstawie art. 260 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą Pzp”, Zamawiający zawiadamia, o odrzuceniu ofert i unieważnieniu przedmiotowego postępowania.

Postępowanie przetargowe zostaje unieważnione.

uzasadnienie faktyczne: oferty złożone w przedmiotowym postępowaniu podlegają odrzuceniu.

uzasadnienie prawne: art. 255 pkt 2 ustawy Pzp – wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu.

Zamawiający odrzuca oferty:

Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa

uzasadnienie formalne: Zamawiający w pkt 8.2.2. SWZ wymagał złożenia wraz z ofertą dokumentów (np. specyfikacji technicznych opisów, kart katalogowych itp.), zawierających parametry techniczne, oferowanych urządzeń wielofunkcyjnych potwierdzających spełnienie wymagań Zamawiającego opisanych z załączniku nr 1 do SWZ - dotyczy także równoważnego systemu do monitorowania i zarządzania wydrukami.

Wykonawca złożył jedynie oświadczenie o spełnieniu przez oferowany system SmartPrint wymagań Zamawiającego i przedstawił dwie referencje o poprawności działania systemu SmartPrint.

Zamawiający stwierdza, że złożone oświadczenie jest wyłącznie deklaracją Wykonawcy niepopartą rzetelnymi informacjami i dowodami potwierdzającymi wyrażane stanowisko.

Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu nie przewidział możliwości wezwania do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

uzasadnienie prawne: art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp – Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie złożył przedmiotowego środka dowodowego.